臨機応変な対応と連携で管理会社様を徹底サポート！

こんにちは！「水まもり隊」です！

日頃から多くの賃貸物件や分譲マンションを管理されている不動産管理会社様、毎日の業務の中でおそらく最も頻繁に、そして突発的に発生するトラブルといえば「水周りの不具合」ではないでしょうか？

「入居者様から『水が漏れている』と連絡があったけれど、現場の状況がよく分からない…」
「オーナー様への報告書を作るために、現場の職人からの専門用語だらけの報告を解読して書き直すのが大変…」

「深夜や休日の突発的なトラブル対応で、本来の業務が圧迫されている…」etc…

このようなお悩みを抱えている管理担当者様は非常に多いかと思います。

我々「水まもり隊」は、一般のお客様のトラブル解決だけでなく、多くの管理会社様・不動産会社様からのご提携・単発的スポットのご依頼をいただいている「水道局指定工事店」です。

そこで今回は、管理会社様の「タイパ（タイムパフォーマンス）」と「オーナー様満足度」を最大化するために、私たちがご提供しているBtoB向けの水周りソリューションについて詳しくご紹介させていただきます！

賃貸管理の業務で悩ませられる「水周りトラブル」3つの負担

賃貸管理において水周りのトラブル対応は身近でありながら一筋縄ではいかない、というのは我々「業者」視点でも想像に難くありません。

なぜなら、管理会社様は「ご入居者様」「現場の水道業者(我々)」「物件オーナー様」の3者の間に立ち、膨大なコミュニケーション、”ホウレンソウ”をこなさなければならないからです。

更に言えば、恐らく管理会社様の会社内でも物件ご担当者様から、上席・上長様へ、場合によっては親会社様への”ホウレンソウ”もこなさなくてはならない事もあるかと思います。

そこで、具体的には、以下のような負担が担当者様に重くのしかかっているかと存じます。

① 入居者様との連絡・日程調整のタイムロス

トラブルの連絡を受けてから、入居者様のご都合の良い日時を聞き出し、さらに水道業者の空きスケジュールと照らし合わせる…

この「電話の掛け合い」だけで数時間が経過してしまい、入居者様のイライラを募らせ、クレーム対応にまで追われてしまうケースは少なくないのではないでしょうか。

② 現場の明確な状況把握、スピード感のある一次対応(初動)とその正確性

特に築年数が経過した物件では、配管の経年劣化や特殊な部品（FMバルブやゲートバルブなど）の不具合、キッチンや共用部の排水マスの詰まりなど、原因は多岐にわたります。

現場に急行して一次対応(初動)を素早く行わなければ、被害が下階にまで広がり、損害賠償問題に発展するリスクもあります。

そして仮に素早い一時対応を行えても対処方法が誤っていたり不足していたり、あるいは対処が不可能だった場合、やはり被害の拡大を食い止めらず…

最悪なケースとしては”一時対応により、逆に状況を悪化させてしまった”と、より重大な損害賠償等のリスクに繋がりかねません。

③ オーナー様（大家さん）への分かりやすい説明と報告書の作成

修理にかかる費用をオーナー様に承認していただくためには、「どこが、どうなっていて、なぜこの工事が必要なのか」を説明しなければならないかと思います。

しかし、技術者から直接上がってくる現場報告は「PEX管の接続不良」「VU管の破損」など専門用語が多く、かつ簡素である事が多いです。

もしこれを自社(管理会社様の社内)で、素人であるオーナー様に伝わる言葉へと翻訳して報告書を作成するとなると、非常に時間と労力がかかる作業ですよね。

管理会社様の「タイパ」を最大化する！水まもり隊が選ばれる4つの強み

我々「水まもり隊」は、前述の管理会社様の負担をすべて理解した上で、「ただ直すだけではない、管理会社様の業務を効率的にさせていただくサポート」を徹底しています。

強み1：電話・LINEから「貴社独自の管理システム」まであらゆるツールに対応

連絡手段は、お電話やメール、LINE、KANNA(施工管理に特化したLINEのようなツール)等はもちろん、管理会社様が自社で開発・導入されている独自の管理システムや専用アプリでのやり取りにも対応いたします！
「水まもり隊への依頼のためだけに、わざわざ別のメールソフトを開いて文章を打つ」といったお手間は取らせません！
貴社が普段お使いのコミュニケーションツールに、私たちをそのまま組み込んでいただけます。

強み2：入居者様との直接の日程調整もお任せください！

トラブルの概要と、入居者様のご連絡先等の情報をご共有いただければ、弊社から直接入居者様へご連絡を差し上げ、現場調査や工事の日程調整をスピーディーに行います。

勿論、その現場の状況や進捗、ご相談等もリアルタイムで貴社へ共有しますので、ご担当者様が必要以上に「伝言ゲーム」の仲介役になる必要はありません。

※情報保護や貴社のご都合によって、あえて我々から直接ご入居者様へのご連絡を控えるといった場合にも、貴社のルールに則りご対応いたします。

強み3：オーナー様にそのままお渡し可能な「解説付き報告書」を作成

弊社の最大の強みとも言えるのが、施工後の「報告書の質の高さ」です！
現場の写真(施工前∼施工後)を掲載するのはもちろんのこと、水周りの専門知識がないオーナー様や分譲マンションの個人オーナー様が読んでも一目で納得できるような、丁寧な「解説・翻訳文」を添えた報告書を作成いたします！
ご担当者様が、弊社から届いたご報告書を念の為ご一読いただき、そのままオーナー様へ転送・ご提出いただけるようなご報告書を作成し、報告書作成にかける事務時間を大幅に削減できるようサポートさせていただきます。

強み4：貴社指定の報告書ひな形・フォーマットにも柔軟に対応

前述のご報告書(報告方法)について、もし

「すでに社内で決まっている報告書のフォーマットがある」

「大家さんに提出する指定のひな形を使ってほしい」

という場合も、お気軽にお申し付けください。

貴社のルールや運用に合わせて、柔軟にフォーマットを作成・打ち替えてご提出いたします！

専門知識を「分かりやすい言葉」に翻訳とは？

水まもり隊には、長年現場で様々な配管や設備と向き合ってきた熟練の技術スタッフが多数在籍しており、現場では特殊な「FMバルブ」の交換・新設や、経年劣化した「鉄管」から「HIVP管」への引き直し、あるいは飲食店テナントの「グリストラップ（油脂分離槽）」の清掃・改修など、専門的な工事が日々行われています。

しかし、上記のような事を言われてもソレらがどんな物なのか、どんな作業なのか…

知らない方にとっては全く未知の単語・文章かと思います。

実際に、例えば配管から漏水が発生した時、

「目視調査と耐圧テストも行いましたが、エルメックス管なだけでも困難なのに加えて、漏水が長期にわたって生じていたので原因箇所特定はほぼ不可能です」

「継手も接合され一体化していますので、一部改修ではなく全て引き直しをするしかありません」
この様な報告をされても、

「エルメックス管？耐圧テスト？」「なんでエルメックス管だと特定が難しいの？漏水してた期間と特定って関係性あるの？」「継手？が一体化？」と疑問が膨らみ、もしそのままオーナー様へ伝えても「工事の規模を大きくさせて、金額を吊り上げようとしているんじゃないか？！」等、クレームや、信用問題にかかわる事になりかねないと思います。

そこで私たちは、これらの技術スタッフが現場で確認した「職人の目線の文章」を、更に事務・管理としての目線で「誰が読んでも分かる文章」へ注釈を入れる等、分かりやすくし、加えて担当技術者によるプロ目線での「次はどんな対応をするべきかのご提案(推奨)」等もいたします！

上記の例であれば

①エルメックス管、耐圧テスト、継手等の単語に対し、注釈を入れどんな物かを解説

②エルメックス管だとなぜ原因特定が困難なのか、因果関係の解説

③全て引き直さなくてはならない、より詳細な説明

④もし無理に一部のみで直そうとする(不可能なことを押し通し、”可能かのようにする”)とどんなリスクがあるか

⑤配管を全て引き直すとしたら、工事前∼後に懸念事項等はあるか(ある場合は勿論、隠さずお伝えします)

この様に、いえ、更に詳細に記載していくため、施工の知識だけでなく、現場を見ていない方が報告書を見ても伝わる様なご報告書を作成いたします！

• 「今、現場ではどんな事が起きているのか」

• 「なぜこの部品を交換しなければならなかったのか」

• 「このまま放置するとどんな二次被害の可能性があるか」

• 「今後の再発防止のために、入居者様にどう使ってもらうべきか」

• 「根本的な解決には、どんな工事が必要なのか」etc…

踏み込んだ解説付きの報告書をご提供できるからこそ、多くの管理会社様から「オーナー様への修繕費用の交渉がスムーズにいくようになった」とのお声をいただいております！

ご依頼∼ご報告までの流れ

1. トラブル発生・ご依頼
   貴社お使いのツール（電話、メール、LINE、独自システム等）から、物件情報と入居者様情報をお知らせください。
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2. 日程調整（弊社が代行いたしますが、状況に応じ、管理会社様のご判断によってご担当の方からアポを取っていただく事も可能です）
   弊社から入居者様へご連絡し、最短で訪問できる日時を決定します。
   ↓

3. 現場急行・一次対応（状況共有）
   現場にて状況を調査し、応急処置を行います。
   追加の本格的な工事や費用が発生する場合は、その場で迅速に管理会社様へお見積もりと状況を写真付きで共有いたします。
   ↓

4. 本工事・修繕施工（工事の告知書・お知らせの作成も承ります）
   管理会社様（およびオーナー様）の承認後、迅速に修繕工事を執り行います。
   年中無休・24時間年中無休体制ですので、緊急時の対応力には自信があります！
   ↓

5. 解説付き報告書の提出
   施工完了後、オーナー様へそのまま提出可能な「解説付きの分かりやすい報告書」を作成し、貴社ご指定のツールにて迅速にお送りいたします。

千葉・東京・埼玉・神奈川エリアの管理会社様、まずはお気軽にご相談ください！

突発的な水周りトラブルの対応スピードと、その後の事務処理の正確さは、ご入居者様の退去防止やオーナー様からの信頼獲得に直結します。

「今の水道業者の報告書が分かりにくくて困っている」

「夜間や土日祝日、自社(管理会社様)が公休日中でも対応してくれる業者を探している」

「自社の独自システムに対応してくれる柔軟な業者を探している」

そんな管理会社様、不動産会社様は、ぜひ一度「水まもり隊」へお気軽にお声がけください。
スポットでの単発のご依頼はもちろん、定期的なメンテナンスのご相談も大歓迎です！

ご相談は、お電話は勿論、下記リンク先のお問い合わせフォームからのメール、公式LINEからも承っております！

お問い合わせ

管理会社様の「良き右腕」として、現場のトラブル解決から事務負担の軽減まで、全力でサポートさせていただきます！